[ONLINE] MACH E-Rechnung - Schulung für Sekretariate

Wir befassen uns mit der Einführung des elektronischen Rechnungsprozesses, sowie der Umstellung von einem dezentralen auf einen zentralen Rechnungseingang. Diese Umstellung erleichtert nicht nur den Prozess der Rechnungsbearbeitung, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung und zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.

Ziel dieser Schulung:

Ziel ist es, Ihnen einen umfassenden Überblick über den neuen Prozess der E-Rechnung von der Umstellung über die Kontierung bis zur Freigabe zu vermitteln. Durch praxisnahe Übungen in der Software werden Sie in die Lage versetzt Ihre zukünftigen Aufgaben abzuschließen.
Durch diese Umstellung leisten wir gemeinsam einen Beitrag zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung unserer Universität.

1. Einleitung zur E-Rechnung:

Die E-Rechnung ist eine elektronisch übermittelte und empfangene Rechnung, die die üblichen Papierrechnungen ersetzt. Dieses Verfahren bietet Vorteile wie verbesserte Nachverfolgbarkeit, schnellere Verarbeitungszeiten und verringerte Fehlerquoten. Außerdem besteht die rechtliche Verpflichtung zur Annahme von sogenannten XRechnungen (spezielles E-Rechnungsformat). Papierrechnungen werden durch die Abteilung Finanzen digitalisiert.

2. Umstellung auf zentralen Rechnungseingang:

Bisher erfolgte der Rechnungseingang dezentral. Rechnungen gingen also in verschiedenen Abteilungen ein und wurden manuell bearbeitet. Mit der Umstellung auf einen zentralen Rechnungseingang empfangen wir alle Rechnungen an einem zentralen Punkt digital. Das vereinfacht den Zugriff, die Zuweisung und die Verarbeitung der Rechnungen erheblich.

3. Kontierung über die Software:

Für die dezentrale Bearbeitung der E-Rechnungen nutzen wir eine spezielle Software. Diese Software ermöglicht es Ihnen Rechnungen im System zu kontrollieren und die richtigen Budgets auszuwählen. Im Schulungsteil zur Software werden wir auf die genaue Vorgehensweise zur Bearbeitung eingehen.

4. Freigabe der Rechnung über die Software:

Ein weiterer Vorteil unserer Software ist die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch sachlich richtig zu zeichnen. Nach der Budgetauswahl durch die Sekretariate durchlaufen die Rechnungen einen Genehmigungsprozess, an dessen Ende die Freigabe zur Zahlung erfolgt. Dieser Prozess ermöglicht eine transparente und schnelle Freigabe von Rechnungen.

Sekretariate

Deutsch

1. Januar 2025, 13:25 - 20. Mai 2025, 14:25

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Bis: 29. April 2025, 23:25

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29. April 2025

29. April 2025, 10:00 - 11:30

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